Forfait jours : conditions, garanties obligatoires et traitement en paie

Le forfait annuel en jours séduit de nombreuses entreprises car il offre de la souplesse aux cadres et aux salariés autonomes. Mais ce dispositif est strictement encadré par le Code du travail et la jurisprudence : une mise en place approximative peut priver le forfait de tout effet et exposer l'employeur à des rappels d'heures supplémentaires. Voici les règles à connaître pour le sécuriser, de la convention individuelle au bulletin de paie.

Qu'est-ce que le forfait jours ?

Le forfait jours permet de décompter le temps de travail en nombre de jours travaillés sur l'année, et non en heures. Le salarié n'est donc pas soumis à la durée légale de 35 heures hebdomadaires, ni aux durées maximales quotidienne et hebdomadaire de travail. En contrepartie, il dispose d'une réelle autonomie dans l'organisation de son emploi du temps et doit bénéficier de garanties pour protéger sa santé.

Les conditions de mise en place

Trois conditions cumulatives doivent être réunies pour valider un forfait jours :

• Un accord collectif d'entreprise, d'établissement ou de branche autorisant le recours au forfait jours et prévoyant les modalités de suivi de la charge de travail, de communication et de droit à la déconnexion.

• Un salarié éligible : cadres disposant d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps, ou salariés dont la durée du travail ne peut être prédéterminée.

• Une convention individuelle de forfait signée par le salarié, établie par écrit, le plus souvent dans le contrat de travail ou un avenant.

Sans l'un de ces éléments, le forfait est inopposable au salarié, qui peut alors réclamer le paiement des heures supplémentaires effectuées sur les trois dernières années.

Les garanties obligatoires pour l'employeur

L'employeur doit mettre en œuvre un véritable suivi du salarié. Les principaux points de vigilance sont les suivants :

• Le plafond conventionnel, fixé à 218 jours par an au maximum dans le dispositif légal supplétif, journée de solidarité incluse, sauf accord prévoyant un nombre inférieur.

• Le respect du repos quotidien de 11 heures consécutives et du repos hebdomadaire de 35 heures consécutives.

• Un document de contrôle des jours travaillés et des jours de repos, renseigné par le salarié ou l'employeur.

• Un entretien annuel portant sur la charge de travail, l'organisation du travail, l'articulation vie professionnelle et vie personnelle, ainsi que la rémunération.

• Un dispositif d'alerte permettant au salarié de signaler une charge de travail excessive.

La Cour de cassation sanctionne régulièrement les entreprises qui n'assurent pas ce suivi effectif : la convention de forfait est alors privée d'effet, voire nulle.

Le traitement du forfait jours en paie

Côté gestionnaire de paie, plusieurs règles sont à intégrer dans le paramétrage du logiciel :

• La mention « forfait annuel en jours » doit figurer sur le bulletin de paie, avec le nombre de jours prévu au contrat, en remplacement du nombre d'heures.

• La rémunération est mensualisée et indépendante du nombre de jours réellement travaillés dans le mois.

• Les absences (maladie, congés sans solde, etc.) donnent lieu à une retenue calculée selon la méthode prévue par la convention collective, ou à défaut sur la base d'un taux journalier réel ou forfaitaire.

• En cas d'entrée ou de sortie en cours d'année, le nombre de jours est proratisé.

• Aucune heure supplémentaire n'est décomptée, mais le salaire doit rester cohérent avec les responsabilités confiées et les minima conventionnels.

Les modalités de temps de travail du contrat doivent également être correctement renseignées dans la DSN afin d'éviter des anomalies lors des contrôles.

Renonciation à des jours de repos : à encadrer

Un salarié peut renoncer à une partie de ses jours de repos en contrepartie d'une majoration de salaire, d'au moins 10 %. Cette renonciation doit faire l'objet d'un accord écrit entre l'employeur et le salarié, valable pour l'année en cours uniquement, et respecter le plafond de jours fixé par l'accord collectif. La majoration doit apparaître distinctement sur le bulletin de paie.

Les erreurs fréquentes à éviter

• Appliquer un forfait jours à un salarié qui n'est pas réellement autonome.

• Oublier de faire signer la convention individuelle ou la rédiger de manière trop vague.

• Ne pas organiser l'entretien annuel de suivi de la charge de travail.

• Ne pas faire figurer la mention du forfait et le nombre de jours sur le bulletin.

• Mal calculer la retenue pour absence ou le prorata en cas d'entrée ou de sortie en cours d'année.

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